書き散らし。もう今の仕事に就いて5年以上になるが、それなりに変わった事も増えて来たので振り返って見る。中小企業で１人で総務・経理をやっているので出来る事に限りはあるが、逆に自分で変えられる事の範囲も広い。大手ではないので何かとExcelマクロで解決しがち。
請求書の処理をExcel化した
私が引き継いだ時、請求書の処理は何と記憶頼りだった。引き継ぎをしてくれた人は請求書がある程度まとまると、それを取引内容ごとに順番に並べ替え、それを１枚１枚めくりながら「ここは現金支払い」、「ここは振込料だけ引いて振込」、「ここは～％値引きして振込」、といった具合に取引先ごとの支払い条件を思い出しながら支払い金額を決めていく。
「ある意味スゲーw」と思ったと同時に「支払い条件全部丸暗記してね」と言われ、冗談じゃねえぞと思った記憶がある。別に記憶力に自信がない訳でもないが、そういう問題じゃねえだろと。何だその非効率かつリスキーなやり方は・・・。その人も例によって１人で経理業務をしていたので、その人に万一の事があれば支払い業務に支障が出ること間違いなし。過去の請求書と支払い金額を照らし合わせれば支払い条件は分かるのは分かるが、中には「～万円以上なら＊％値引き」なんて条件もあり、そうなると値引きをする月とそうでない月があるので余計面倒くさい。
なので今は全ての支払い条件をExcelにまとめ、請求金額を所定の場所に入力すれば支払うべき金額が計算されるようにしている。というかExcel使えるんだったらそれくらいするだろ・・・。電卓叩いて計算してそれをExcelに打ち込んでる人までいるし。頼むよほんと。Excelに支払い条件をまとめておけば、後から誰が見たって対応は可能。見間違え防止に文字は大きめに設定し、セルの条件書式で「今、選択しているセルと同じ行にあるセルの色が変わる」ようにもしてある。
所定のフォーマットさえ作れば後はマクロでも応用が利くので、支払い一覧や経理的なデータを上に出す際にも役立つ。
請求書をつづるのを辞めた
請求書の後処理も昔ながらの方法で、何かとつづりヒモでつづるものが多かった。特に処理した請求書や納品書をいちいちパンチで穴を空けてつづりヒモに通してつづるのが苦痛で、100均でファスナー付きの入れ物を買ってそこにつづらずに入れるようにした。110円はかかるがそれだけでかなり楽。
何より後から個別に請求書を見せて欲しい、コピーさせて欲しいと言われた時もいちいちつづりヒモを外す必要がない。穴を空けないので穴が空く場所の情報が失われる事がないし、つづりヒモとの摩擦で傷むこともない。
そもそもパンチで穴開けする時間がムダ。穴にヒモを通していく時間がムダ。つづりヒモを結ぶ時間がムダ。あとそういう無心にならないと出来ない事をしている時は、ついつい精神衛生面で良くない事を考えたりしがち。
勤怠管理の電子化を進めた
これが信じられない事に、私が入った当初は給与計算こそ特定の会社に委託していたものの、その委託先へ出す勤怠データがまさかの手書きだった。
委託先から毎月、給与計算結果が紙で届くのだがそこに次月分の用紙が入っており、その所定の連絡用紙(B4)にシャーペンで勤怠データを書き込んで提出する。それもいちいち専用バッグに入れ、最寄りの銀行の支店に持ち込んでそこから送ってもらう(給与計算の会社はその銀行グループの会社)。そしてこの処理、すべてがぶっつけ本番である。紙で連絡した内容を元に計算された結果は事前に確認も出来ず、それがそのまま本番の処理になる。もしおかしい所があったとしても、それに気づいたところで修正ができなかった。紙で連絡するのも結果が返って来るのも時間がかかる、返って来た膨大な紙の資料の整理も時間がかかる。ふざけたシステムだった。
因みに紙で連絡なので、用紙に記入→銀行持ち込み→給与計算の会社で処理までで最低でも２日はかかる。結果が返って来るのも２日かかる。さらに当初は離れた支店分の処理もしており、その支店分の給与明細(本人配布分)まで私のいる場所に来るので、支店分の資料を送る時間まで加味しないといけなかった。改めて振り返るとクソダリぃな！
なので暫くして、勤怠データはExcelの所定フォーマットをネット経由で連絡する方法に変えてもらった。同時になぜか出勤簿と有給休暇管理の仕事を増やされたため、少しアタマに来てそのどちらもExcel化、マクロで出勤簿から自動的に勤怠データを抽出して連絡用フォーマットへ落とし込むようにし、処理はかなり楽になった。
ネット経由で連絡出来るようになったにで連絡の速度が速くなり、テスト処理が可能になった。そこでようやく事前に処理結果が分かるようになったので、更に前月のテスト処理結果と今月のそれを自動で比較できるマクロも作成。
出勤簿Excel改良
出勤簿は入社してしばらくしてから新たに引き継ぐ事になったが、その時には既に一応はExcel化されていた。ただその内容があまりに微妙というか使いづらいもので、マクロは使用していない、いちいち独自に割り振った社員番号を使って検索して入力、有給や欠勤の欄がムダに分かれていてごちゃごちゃしている、といった感じだった。罫線がやたら多いのでトナーの消費もそれなりに多かった筈。
なので新たにフォーマットを作り直し、マクロを使用して幾分スッキリさせ、勤怠データの自動抽出を可能にしたほか様々な機能を追加した。ただし、マクロを追加した分、１つ１つのブック容量は大きくなってしまったが。
因みに下の画像の右側のボタン、「変換名簿読込」の「変換名簿」はまた面倒な話で、人名の中には常用外漢字が含まれている人がいる(吉の士の下が長い版、崎ではなく﨑、高ではなく髙など)。それが給与計算会社では常用外漢字を扱ってくれないので、そのあたりのデータ互換性を保つために名簿を変換する必要がある。面倒くさい・・・。
有給休暇管理簿の電子化
これは何故か電子化されていなかった。出勤簿は電子化されているのに。これがまた紙のファイルでパラパラと１枚ずつめくっては所定の場所に手書きし、有給更新についてはメモされた紙があってそれをチェックして更新するといった始末。
なのでそれと同時期に導入される事になった半日有給も含めたフォーマットを作成し、マクロを組んで管理することにした。更新に関しては全てExcelでデータ化し、チェックボタンを押すと更新が近い人が表示されるシステムを作った。
その他、出来る限りあらゆる面倒なものはExcelマクロで処理出来るようにした。もう、ほとんど全て。ただアナログな部分はまだまだ残っている。今流行りの？DXの流れもあるが、一方で電子化するまでもない、するのに手間がかかる、電子化するとかえって手間が増えるものもある。特にアナログからデジタルにいちいち変換する必要がある場合は手間が増えたように感じる事が多い。
その他
中小だし民間なのでパソコンに関しては割と好き勝手出来る。なので自分が普段使うパソコンは勝手にメモリを16GBに増設し、ストレージもHDDからSSDに換装している。めちゃくちゃ快適。
元から弊社の経営陣はありがたい事にパソコンに関しては聞く耳がある方で、メモリは標準で8GBというのを推奨しまくって8GBにしてもらっている。ただストレージもSSD標準にして欲しかったのと、Photoshopを使用しているとメモリ8GBでも落ちるので増設・換装している。CPUはIntel core i5-8265Uなので必要十分。
